Đối với hoạt động trơn tru hơn của một tổ chức, cho dù nó có nhỏ hay lớn đến đâu thì vẫn luôn cần sự giao tiếp hiệu quả giữa họ. Khía cạnh lớn nhất đối với một tổ chức thành công là khả năng lắng nghe và lãnh đạo. Đội ngũ quản lý tạo thành một phần thiết yếu của mọi tổ chức và tùy thuộc vào họ để đưa toàn bộ tổ chức trở nên hài hòa và giúp họ làm việc cùng nhau. Trách nhiệm được ủy quyền giữa các nhóm khác nhau và sự hợp tác giữa và giữa các nhóm này là điều cần thiết cho hoạt động thành công của tổ chức.
Để phục vụ cho nhu cầu của sự phát triển kỹ thuật số hiện đại, các công cụ quản lý dự án cũng đã lên mạng, loại bỏ tất cả các cuộc họp của hội đồng quản trị bên ngoài và các cuộc họp nhóm nội bộ. Các công cụ quản lý dự án trực tuyến hiện có tất cả mọi thứ mà bất kỳ công ty khởi nghiệp hoặc công ty nào cũng cần để thiết lập các hoạt động trơn tru giữa các nhóm của họ.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất (công cụ)
Phần mềm quản lý dự án về cơ bản bao gồm các công cụ để quản lý nhóm, hợp tác và truyền thông. Dưới đây là 7 phần mềm quản lý dự án tốt nhất mà startup hoặc công ty của bạn cũng phải tận dụng tối đa.
1. chùng
Slack là công cụ truyền thông nhóm tốt nhất cho các doanh nghiệp và khởi nghiệp hiện đại. Với E-mail và các cuộc họp độc quyền nhanh chóng trở thành quá khứ, Slack đã thu hút sự chú ý của hàng ngàn tổ chức trên toàn thế giới. Về cơ bản, nó là một công cụ cộng tác và giao tiếp nhóm sẽ cho phép toàn bộ tổ chức giao tiếp với nhau qua các dự án một cách dễ dàng. Slack về cơ bản được tạo thành từ ba tính năng chính mà toàn bộ công cụ vận hành xung quanh.
- Kênh : Kênh được xác định bằng Hashtag (#) trước tên của chủ đề. Các kênh này có thể truy cập được cho tất cả những người tham gia vào nhóm và chúng có thể được phân loại theo các nhóm riêng lẻ. Các thông điệp liên quan đến một kênh có thể dễ dàng được tìm kiếm dựa trên các thẻ của họ.
- Tin nhắn trực tiếp : Tin nhắn trực tiếp giống như Tin nhắn tức thời mà bạn đã quen thuộc qua Facebook và Twitter. Những tin nhắn này là hoàn toàn riêng tư và bảo mật, chỉ là một cuộc trò chuyện một-một đơn giản.
- Nhóm riêng tư : Các nhóm riêng hoạt động giống như Kênh hơn, chỉ có sự khác biệt là các nhóm Riêng tư là các nhóm kín mà quản trị viên chỉ có thể thêm các thành viên được chọn cụ thể. Những cuộc trò chuyện nhóm này là hoàn toàn riêng tư và an toàn.
Ngoài các thuộc tính quan trọng này, Slack còn có các thông báo trên màn hình, có thể được bật ngay từ cửa sổ tùy chọn Slack của bạn. Slack cũng hỗ trợ kéo và thả các tệp và tài liệu ngay vào các cuộc hội thoại.
Bạn cũng có thể liên kết đến các tệp từ Google Drive hoặc Dropbox và Slack tự động đồng bộ hóa chúng cho bạn. Công cụ tìm kiếm của Slack là một trong những công cụ tốt nhất bạn từng tìm thấy trong một ứng dụng quản lý nhóm. Bạn có thể tìm kiếm bằng cách sử dụng các hashtag nhóm, khoảng thời gian ước tính của bài đăng của nó hoặc bằng cách chọn người cụ thể đã thực hiện bài đăng.
Với cả ứng dụng Android và iOS cho nó, Slack là một công cụ quản lý bắt buộc cho các công ty mới khởi nghiệp và doanh nghiệp.
Các tính năng chính: Nhóm riêng tư, Nhắn tin trực tiếp, Nhóm mở, Chia sẻ tệp, Tích hợp với Google Drive, Dropbox và nhiều công cụ khác, Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ.
Yếu tố độc đáo của Slack
Điều độc đáo nhất về Slack, điều khiến nó khác biệt so với phần còn lại về cơ bản là mọi thứ về nó. Dễ sử dụng, Slack không có đường cong học tập dốc. Bất cứ ai cũng bắt đầu ngay lập tức với công cụ và hòa nhập vào cuộc sống công việc hàng ngày của họ gần như ngay lập tức.
Các tính năng được đề cập cũng là bằng chứng cho thấy Slack là ứng dụng cộng tác và liên lạc nhóm được sử dụng rộng rãi nhất trong số các tổ chức thuộc mọi quy mô và cấu trúc.
Giá cả: Miễn phí (10.000 tin nhắn có thể tìm kiếm); 6, 67 đô la / tháng cho mỗi người dùng (Tìm kiếm tin nhắn không giới hạn, truy cập của khách và hơn thế nữa); $ 12, 5 / tháng cho mỗi người dùng (Hỗ trợ 24/7, báo cáo lịch sử tin nhắn và hơn thế nữa).
Truy cập trang web
2. Trello
Trello cho đến nay là ứng dụng quản lý dự án và nhóm dễ sử dụng và đơn giản nhưng mạnh mẽ nhất mà bạn từng gặp. Sự đơn giản của việc sử dụng Trello làm cho việc quản lý dự án trở nên vui vẻ trở lại và mang nó ra khỏi phòng họp văn phòng. Một dự án Trello (hoặc bảng, như nó được gọi), bao gồm ba yếu tố chính:
- Bảng : Bảng là toàn bộ dự án hoặc tập hợp các nhiệm vụ sẽ được quản lý. Bảng có thể là bất cứ thứ gì, từ kế hoạch thiết kế lại trang web hành động đến kế hoạch đám cưới. Các bảng mới có thể được tạo theo các tổ chức khác nhau tại Trello để tách bảng Công việc của bạn khỏi các bảng cá nhân.
- Danh sách : Danh sách tạo thành yếu tố tiếp theo sau Hội đồng quản trị. Một tập hợp các nhiệm vụ tương tự trong Trello được gọi là Danh sách. Các tác vụ tương tự được nhóm lại với nhau để tạo thành Danh sách.
- Thẻ : Thẻ là thành phần thiết yếu của dự án Trello. Các thẻ này không có gì ngoài nhiệm vụ trong tay, giống như một tiêu đề Bài viết trong danh sách ý tưởng Tiêu đề cho một ban biên tập nhóm.
Các Thẻ này có thể được bình chọn, nhận xét hoặc thậm chí các tệp có thể được chia sẻ trên chúng. Liên kết đến các tệp từ Google Drive hoặc Dropbox của bạn cũng được Trello hỗ trợ. Nhãn giúp mọi người dễ dàng sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên loại công việc.
Chúng tôi cũng đã đề cập đến ứng dụng này như một hướng dẫn chi tiết mà bạn có thể tìm thấy ở đây.
Các tính năng chính: Thẻ, Danh sách, Bảng, Ngày đáo hạn, Nhãn, Tệp đính kèm, Đăng ký thẻ, Nhãn dán, Sửa đổi bảng và nhiều hơn nữa.
Yếu tố độc đáo của Trello
Sự đơn giản của quản lý dự án và tính linh hoạt để sử dụng cả cho công việc và sử dụng cá nhân của bạn làm cho Trello trở thành sự lựa chọn tuyệt vời cho nhiều công ty mới khởi nghiệp và tổ chức.
Giá cả: Miễn phí (Bảng không giới hạn); Trello Gold ($ 5 / tháng), Hạng thương gia ($ 3, 75 / tháng cho mỗi người dùng) và Doanh nghiệp (Thanh toán khi bạn đi).
Truy cập trang web
3. Asana
Asana đưa thông tin liên lạc nhóm của bạn lên cấp độ tiếp theo thông qua công cụ của nó. Nó loại bỏ Email và không hiệu quả liên quan đến nó. Asana được xây dựng trên bốn thành phần chính:
- Nhiệm vụ : Nhiệm vụ tạo thành thành phần cơ bản của một dự án trên Asana. Nhiệm vụ là các tập hợp hành động riêng lẻ cần được thực hiện trong một dự án. Các tác vụ này có thể được đặt với ngày đáo hạn, được nhận xét, thêm tệp đính kèm (Cũng từ Google Drive và Dropbox), được thực hiện dưới dạng yêu thích, bị xóa hoặc được đánh dấu là đã hoàn thành.
- Dự án : Các dự án ở mức phân cấp cao hơn so với các nhiệm vụ. Các dự án mới liên quan đến một tập hợp các nhiệm vụ giống như Danh sách trong Trello.
- Nhận xét : Những nhận xét này là một cách để cho phép nhóm tham gia vào các cuộc hội thoại về hoạt động cụ thể của nhiệm vụ.
- Hộp thư đến : Hộp thư đến là một ứng dụng Email mạnh mẽ trên Asana. Hộp thư đến cho phép bạn liên lạc với bất kỳ ai trong nhóm và nó cũng cung cấp các thông báo và cập nhật liên quan đến các nhiệm vụ bạn tham gia.
Bạn có thể dễ dàng chia tay dựa vào Email để liên lạc với nhóm của bạn với Asana. Với các ứng dụng Android và iOS, người ta có thể cập nhật các dự án và nhiệm vụ khi đang di chuyển.
Các tính năng chính: Nhiệm vụ, Dự án, Nhận xét, Hộp thư đến, Tệp đính kèm, Ngày đáo hạn và hơn thế nữa.
Yếu tố độc đáo của Asana
Asana có một công cụ mạnh mẽ tổng thể để quản lý và hợp tác nhóm. Mặc dù đường cong học tập hơi phức tạp so với Trello hoặc Slack, nhưng điều đó không ngăn Asana trở thành một sự thay thế tuyệt vời của Email cho liên lạc nhóm. Hộp thư đến và Nhiệm vụ của nó là các tính năng mạnh mẽ nhất mà bạn từng gặp trong ứng dụng quản lý nhóm.
Giá cả: Miễn phí; Gói cao cấp (từ $ 21 / tháng cho 5 thành viên đến $ 750 / tháng cho 100 thành viên).
Truy cập trang web
4. Basecamp
Basecamp là một phần mềm cao cấp để quản lý và cộng tác nhóm của bạn. Phần mềm cung cấp tất cả các tính năng mà bạn sẽ cần để có được một dự án ngay từ giai đoạn lên ý tưởng cho đến khi hoàn thành nó. Dưới đây là các yếu tố chính tạo nên một dự án Basecamp:
- Dự án : Dự án là yếu tố chính trên Basecamp. Dự án mới có thể được tạo ngay từ trang hồ sơ của bạn và mời các thành viên trong nhóm tham gia vào chúng.
- Thảo luận : Thảo luận hoạt động giống như một diễn đàn trực tuyến, với mỗi cuộc thảo luận cụ thể hoàn toàn được phân loại thành các phần quan tâm tương ứng của họ.
- Danh sách việc cần làm : Danh sách việc cần làm cho phép các thành viên tạo các nhiệm vụ và kiểm tra chúng khi họ hoàn thành.
- Tiến trình : Tiến độ là một trong những tính năng tốt nhất trên Basecamp cung cấp cho người dùng chế độ xem dòng thời gian của công việc đã được thực hiện vào thời điểm cụ thể.
Các tính năng khác bao gồm Lịch, Tệp đính kèm, Ghi chú văn bản, v.v. Basecamp cũng cung cấp các ứng dụng Android, iOS và Email giúp xử lý các dự án nhóm dễ dàng hơn.
Các tính năng chính: Dự án, Thảo luận, Danh sách việc cần làm, Cửa sổ tiến độ, Lịch, Ngày đáo hạn, Tệp đính kèm, Ghi chú văn bản và nhiều hơn nữa.
Yếu tố độc đáo của Basecamp
Điểm bán hàng lớn nhất của Basecamp ngoài ứng dụng quản lý nhóm hoàn toàn được ghi chép đầy đủ, là cửa sổ Tiến trình của nó. Theo dõi công việc đã hoàn thành tạo ra một nền tảng vững chắc cho các nhiệm vụ sắp tới và Basecamp giành chiến thắng trong vấn đề này với cửa sổ tiến độ được thiết kế hoàn hảo.
Giá cả: Miễn phí (Chỉ dùng thử 60 ngày); Giá dao động từ $ 20 / tháng cho 10 người dùng hoạt động đến $ 150 / tháng cho người dùng không giới hạn và 100 GB dung lượng.
Truy cập trang web
5. Dự án Zoho
Dự án Zoho cung cấp một bộ tính năng toàn diện cần thiết để quản lý hiệu quả các dự án và kế hoạch nhóm của bạn. Các dự án Zoho cung cấp cho người dùng một cơ chế hiệu quả để không chỉ hoàn thành công việc đúng hạn mà còn theo dõi số giờ đưa vào các nhiệm vụ riêng lẻ để phân tích tình huống tốt hơn. Các yếu tố chính tạo nên quản lý Dự án Zoho là:
- Nhiệm vụ: Nhiệm vụ là yếu tố cơ bản của quản lý dự án tại Dự án Zoho. Các tác vụ trên Dự án Zoho có thể được tạo từ Bảng điều khiển chính. Một tác vụ cũng có thể được đặt thành một danh sách việc cần làm ngay bên dưới nó. Ngày đến hạn, Thêm thành viên vào đó, Ưu tiên tác vụ, Tệp đính kèm là các tính năng bổ trợ cho Nhiệm vụ trên Dự án Zoho.
- Các mốc quan trọng: Điều quan trọng là đặt các mốc quan trọng để hoàn thành một nhiệm vụ giúp dễ dàng theo dõi trạng thái và cập nhật về nó. Bổ sung các mốc cho phép người dùng thêm thành viên vào đó, ngày đáo hạn dự kiến và cờ Mốc.
- Tiến độ dự án: Tiến trình của một dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể trong dự án Zoho có thể được theo dõi từ khung bên phải của bảng điều khiển của bạn. Tiến độ dự án này cung cấp một triển vọng chi tiết về nhiệm vụ trong tay và cả ngày đến hạn và các mốc quan trọng của họ.
Ngoài tính năng chính của nó, Zoho Project còn hoạt động một mạng xã hội nội bộ, cho phép người dùng đăng các trạng thái có thể truy cập trên các nguồn cấp dữ liệu khác. Tệp đính kèm (Cả cục bộ và Google Drive / Dropbox) đều được cho phép trong công cụ này. Tất cả các tác vụ, ngày đáo hạn và các mốc quan trọng sẽ tự động được bao gồm trong phần 'Lịch' trong tài khoản của bạn.
Zoho cũng cung cấp các ứng dụng di động cho Android và iOS, giúp các nhóm dễ dàng cập nhật hơn về các nhiệm vụ khi đang di chuyển.
Các tính năng chính: Nhiệm vụ, Các mốc quan trọng, Tiến độ dự án, Tệp đính kèm, Trạng thái, Nguồn cấp tin tức, Lịch và nhiều hơn nữa.
Yếu tố độc đáo của dự án Zoho
Yếu tố quan trọng bắt buộc người dùng chọn Zoho là khả năng thuật ngữ và theo dõi các dự án dựa trên các mốc quan trọng. Công cụ này cũng cho phép theo dõi số giờ hoặc ngày đi vào hoàn thành một nhiệm vụ hoặc cột mốc.
Tính linh hoạt của Nhiệm vụ và khả năng hoạt động như một mạng xã hội nội bộ khiến các Dự án Zoho đáng để xem xét cho việc lập kế hoạch và hợp tác nhiệm vụ nội bộ của nhóm bạn.
Giá cả: Miễn phí (1 Dự án, lưu trữ 10 MB); $ 20 / tháng (20 dự án, dung lượng lưu trữ 5 GB); $ 40 / tháng (50 dự án, dung lượng lưu trữ 15 GB); $ 80 / tháng (Dự án không giới hạn, dung lượng lưu trữ 30 GB).
Truy cập trang web
6. Evernote
Mặc dù Evernote thường được coi là một ứng dụng quản lý tác vụ cấp độ cá nhân, nhưng nó cũng linh hoạt để thậm chí đạt được sự quản lý hiệu quả của các dự án nhóm với nó. Các tính năng chính giúp Evernote trở nên tuyệt vời cho quản lý nhóm được liệt kê tại đây:
- Sổ ghi chép : Sổ ghi chép có thể được xử lý ít nhiều giống như các Dự án mà bạn đã biết như trong các công cụ trước đó. Sổ ghi chép là tập hợp các Ghi chú và các tác vụ tương tự có thể được chia sẻ trong các sổ ghi chép đó. Những Notebook này cũng có thể được chia sẻ giữa các thành viên khác trong nhóm.
- Ghi chú : Ghi chú có thể được coi giống như một nhiệm vụ trong dự án. Bạn có thể tạo các tác vụ mới, danh sách việc cần làm, thêm hình tượng trưng, đính kèm tệp hoặc bất cứ điều gì bạn có thể nghĩ đến Ghi chú trên Evernote.
Mặc dù tất cả các tính năng này chắc chắn làm cho Evernote trở thành một ứng dụng tuyệt vời để quản lý tác vụ cá nhân, nhiều người tranh luận về việc nó có thể thay thế quản lý nhóm. Đó là nơi tích hợp bên thứ ba của Evernote. LiveMinutes là sự tích hợp của bên thứ ba cho Evernote, cho phép các thành viên trong nhóm đồng thời làm việc trên Ghi chú hoặc Dự án bằng cách cộng tác liền mạch.
Các tính năng chính: Ghi chú, Sổ ghi chép, Tích hợp của bên thứ ba, Tệp đính kèm, Doodles, danh sách việc cần làm và hơn thế nữa.
Yếu tố độc đáo của Evernote
Bản thân toàn bộ công cụ của Evernote là lý do khiến nó được cho là một trong 10 ứng dụng Android và iOS hàng đầu. Với Ghi chú, Sổ ghi chép không giới hạn và bằng cách khai thác sức mạnh của ứng dụng Evernote và tích hợp của bên thứ ba, Evernote tạo ra một trường hợp tuyệt vời cho một công cụ cộng tác nhóm.
Ngoài ra, với số lượng lớn người dùng đã quen thuộc với ứng dụng Evernote, việc mở rộng tầm nhìn xa hơn cho quản lý nhóm sẽ không bao gồm một đường cong học tập nào cả.
Giá cả: Miễn phí (60 MB tải lên mỗi tháng); 2, 99 đô la / tháng (1 GB tải lên mỗi tháng); $ 5, 99 / tháng (Tải lên không giới hạn và nhiều tính năng khác)
Truy cập trang web
7. Invisionapp (Dành cho nhóm thiết kế)
Cho đến bây giờ chúng tôi đã nói về các công cụ tổng quát để quản lý và hợp tác dự án nhóm. Nhưng đối với các nhóm thiết kế, các công cụ được đề cập ở trên có thể không thỏa mãn cơn đói của họ để xây dựng mọi thứ tốt hơn. Ứng dụng Invision là một công cụ tạo mẫu và cộng tác cho các nhà thiết kế. Một số tính năng chính của nó sau khi bắt đầu một dự án thiết kế mới được liệt kê ở đây:
- Chế độ xem trước: Chế độ xem trước cho phép người dùng duyệt qua một lần lặp thiết kế và trải nghiệm giống như lúc ban đầu được tạo. Chế độ xem trước cũng cho phép xem tất cả các điểm nóng đã tạo, giúp dễ dàng chỉnh sửa nội dung nào đó hơn.
- Tài sản: Tài sản là các yếu tố tạo nên một thiết kế và chúng có thể được thêm vào thiết kế của bạn từ ổ cứng cục bộ hoặc trên nền tảng đám mây.
- Điểm nóng: Điểm nóng là khu vực chính nơi hành động có thể được thực hiện trên lần lặp thiết kế. Bằng cách truy cập Build more, các điểm nóng có thể được sửa đổi hoặc tạo tương ứng.
- Nhận xét: Nhận xét tạo thành một công cụ cộng tác quan trọng cho Invision. Những bình luận này có thể được đặt dưới dạng vòng tròn nhỏ trên toàn bộ mặt của thiết kế, bất cứ nơi nào bạn cần đặc biệt chỉ ra. Toàn bộ tổng quan về các ý kiến có thể được theo dõi từ trang tóm tắt dự án.
- Lịch sử sửa đổi: Lịch sử sửa đổi là các khối xây dựng của bất kỳ Lặp lại thiết kế nào và điều này có thể được truy cập từ trang dự án của bạn tại Invision.
Ngoài việc giúp bạn thiết kế các trang web và ứng dụng di động, Nó còn cung cấp các tính năng chính cho sự hợp tác của nhóm thông qua các bình luận và hoạt động của người dùng. Thiết kế hoàn thành cũng có thể dễ dàng xuất ra dưới dạng PDF bằng công cụ này.
Các tính năng chính: Chế độ xem trước, Chế độ xây dựng, Nhận xét, Lịch sử sửa đổi, Tải lên tài sản mới, Quản lý con người, Chuyển quyền sở hữu thiết kế, Xuất dưới dạng PDF và hơn thế nữa.
Yếu tố độc đáo của Invisionapp
Với sự tích hợp gần đây với Dribble và Adobe, Invisionapp là một công cụ quản lý nhóm phát triển nhanh chóng cho các nhóm thiết kế. Cũng cho rằng thực tế là không dễ dàng hợp tác trên các thiết kế qua Email hoặc bất kỳ công cụ nào khác được đề cập ở trên, ứng dụng Invision đã tạo ra một phân khúc riêng.
Tính năng bình luận độc đáo của nó làm cho nó dễ dàng trở thành một trong những công cụ tốt nhất để cộng tác trên các thiết kế lặp.
Giá cả: Miễn phí (1 Dự án); $ 15 / tháng (3 dự án); $ 25 / tháng (Dự án không giới hạn); $ 100 / tháng (Dự án không giới hạn, 5 thành viên trong nhóm).
Truy cập trang web
Vậy bạn nghĩ gì về những phần mềm quản lý dự án và hợp tác nhóm này? Chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn với những công cụ dưới đây.
