Các tập đoàn lớn đòi hỏi một hệ thống hiệu quả để truyền đạt thông tin và tin nhắn, kịp thời, trong và ngoài tổ chức. Trong bối cảnh này, điện thoại là một trong những cách dễ dàng và thuận tiện nhất để liên lạc tức thì, nhưng khi có bằng chứng, các chế độ bằng văn bản được coi là tốt nhất. Hồ sơ bằng văn bản bao gồm ghi nhớ, ghi chú, thư, thông tư và đơn đặt hàng, được sử dụng bởi tổ chức.
Bài báo trình bày cho bạn những nỗ lực làm sáng tỏ sự khác biệt giữa ghi nhớ và thư.
Biểu đồ so sánh
| Cơ sở để so sánh | Ghi nhớ | Lá thư |
|---|---|---|
| Ý nghĩa | Ghi nhớ đề cập đến một thông điệp ngắn, được viết bằng một giọng điệu không chính thức để lưu thông thông tin. | Thư là một loại giao tiếp bằng lời nói, có chứa một thông điệp nén, được chuyển đến bên ngoài cho doanh nghiệp. |
| Thiên nhiên | Không chính thức và súc tích | Chính thức và thông tin |
| Trao đổi giữa | Các phòng ban, đơn vị hoặc cấp trên - cấp dưới trong tổ chức. | Hai nhà kinh doanh hoặc giữa công ty và khách hàng. |
| Chiều dài | Ngắn | Tương đối dài |
| Chữ ký | Chữ ký là không cần thiết trong một bản ghi nhớ. | Một lá thư được ký hợp lệ bởi người gửi. |
| Giao tiếp | Một đến nhiều | Một đối một |
| Nội dung | Sử dụng thuật ngữ kỹ thuật và đại từ nhân xưng được cho phép. | Từ đơn giản được sử dụng và viết ở ngôi thứ ba. |
Định nghĩa của bản ghi nhớ
Bản ghi nhớ là viết tắt của bản ghi nhớ, có nghĩa là một ghi chú hoặc bản ghi cho bất kỳ việc sử dụng nào trong tương lai. Đó là một thông điệp ngắn được sử dụng như một phương tiện giao tiếp không chính thức trong tổ chức, để truyền thông tin bằng văn bản. Nó có thể có tiêu đề là thông tin liên lạc, bản ghi nhớ văn phòng, hoặc thư từ liên lạc, thay vì một bản ghi nhớ.
Mục tiêu chính của bản ghi nhớ là phổ biến các chính sách kinh doanh, thủ tục hoặc kinh doanh chính thức liên quan. Chúng được viết theo một quan điểm và có thể phục vụ các mục đích khác nhau như truyền đạt tin tức, chỉ đường và thông tin cho nhiều người nhận, kêu gọi mọi người hành động hoặc gặp gỡ.
Người ta có thể sử dụng một âm điệu không chính thức và đại từ nhân xưng trong bản ghi nhớ. Không có yêu cầu để sử dụng một lời chào và đóng miễn phí.
Định nghĩa của thư
Một lá thư kinh doanh có thể được định nghĩa là hình thức giao tiếp bằng văn bản, có chứa một thông điệp dài, được gửi đến bên ngoài cho tổ chức, tức là nhà cung cấp, khách hàng, nhà sản xuất hoặc khách hàng. Nó bắt đầu bằng một lời chào, được viết một cách chuyên nghiệp ở người thứ ba và có một bổ sung gần với một chữ ký.
Mối quan hệ giữa người gửi và người nhận đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định, phong cách tổng thể trong đó bức thư được soạn thảo. Chúng được sử dụng cho một số lý do như yêu cầu thông tin hoặc phản hồi, đặt hàng, khiếu nại hoặc khiếu nại, hỏi điều gì đó hoặc theo dõi.
Bức thư được in, đánh máy hoặc viết trên giấy tiêu đề, trong đó có các chi tiết của công ty như tên, địa chỉ, logo, v.v. tôn trọng để đạt được phản ứng ngay lập tức.
Sự khác biệt chính giữa Ghi nhớ và Thư
Các điểm được trình bày dưới đây giải thích sự khác biệt giữa ghi nhớ và thư:
- Bản ghi nhớ có thể được định nghĩa là một tin nhắn ngắn, được viết không chính thức để truyền đạt thông tin nhất định đến các thành viên của tổ chức. Ngược lại, các chữ cái có thể được hiểu là một phương tiện của một giao tiếp bằng lời có chứa một thông điệp ngắn gọn gửi đến một bên ngoài cho doanh nghiệp.
- Một bản ghi nhớ sử dụng giọng điệu không chính thức và đi thẳng vào vấn đề. Ở một thái cực khác, các bức thư rất trang trọng và chứa nhiều thông tin.
- Việc sử dụng bản ghi nhớ là nội bộ đối với tổ chức, theo nghĩa là nó được trao đổi giữa hai bộ phận, hoặc đơn vị hoặc được gửi bởi người quản lý để thông báo cho cấp dưới. Ngược lại, việc sử dụng thư có bản chất bên ngoài, vì nó được trao đổi giữa hai nhà kinh doanh hoặc giữa công ty và khách hàng.
- Khi nói đến độ dài, các chữ cái dài hơn so với bản ghi nhớ.
- Không có yêu cầu về chữ ký trong bản ghi nhớ, vì nó được sử dụng trong tổ chức. Tuy nhiên, bức thư sẽ được ký hợp lệ bởi người gửi nó.
- Các bản ghi nhớ được viết để thông báo hoặc chỉ đạo, một bộ phận hoặc số lượng nhân viên về một vấn đề nhất định và do đó nó thường được viết từ một đến tất cả các quan điểm, chẳng hạn như truyền thông đại chúng. Trái ngược với điều này, các chữ cái là riêng tư vì nó gửi đến một bên hoặc khách hàng cụ thể, vì vậy nó là một hình thức giao tiếp giữa một người với nhau.
- Các thuật ngữ kỹ thuật thường được sử dụng trong các bản ghi nhớ, cũng như sử dụng các đại từ nhân xưng. Không giống như, các chữ cái tránh sử dụng các thuật ngữ và thuật ngữ kỹ thuật không dễ hiểu. Hơn nữa, thư được viết ở ngôi thứ ba.
Phần kết luận
Một bản ghi nhớ là một công cụ thiết yếu để giao tiếp kinh doanh, được sử dụng để truyền thông tin cụ thể đến nhiều cá nhân làm việc trong cùng một tổ chức. Nó có một vai trò tuyệt vời để ghi lại các hoạt động kinh doanh hàng ngày và có thể được sử dụng để tham khảo trong tương lai.
Ngược lại, các chữ cái được coi là phương thức giao tiếp bằng văn bản tốt nhất, có thể được sử dụng để cung cấp hoặc tìm kiếm thông tin đến / từ một bên ngoài. Nó giúp thuyết phục người nhận, làm theo ý muốn của người viết.
