Hệ thống quản lý hàng tồn kho nên do bộ phận cửa hàng lựa chọn, ghi nhớ, lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho. Nhiều người hoàn toàn nhầm lẫn trong việc hiểu hai phương pháp, vì vậy ở đây trong bài viết này, chúng tôi cung cấp cho bạn tất cả những khác biệt quan trọng giữa hệ thống Hàng tồn kho vĩnh viễn và định kỳ, ở dạng bảng.
Biểu đồ so sánh
| Cơ sở để so sánh | Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn | Hệ thống kiểm kê định kỳ |
|---|---|---|
| Ý nghĩa | Hệ thống kiểm kê theo dõi từng chuyển động của hàng tồn kho, và khi chúng phát sinh được gọi là Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. | Hệ thống kiểm kê định kỳ là một phương pháp ghi chép hàng tồn kho, theo đó, các bản ghi hàng tồn kho được cập nhật theo các khoảng thời gian định kỳ. |
| Nền tảng | Sách kỷ lục | Xác minh vật lý |
| Cập nhật | Liên tục | Vào cuối kỳ kế toán. |
| Thông tin về | Hàng tồn kho và chi phí bán hàng | Hàng tồn kho và giá vốn hàng bán |
| Cân bằng hình | Hàng tồn kho | Giá vốn hàng bán |
| Khả năng kiểm soát hàng tồn kho | Vâng | Không |
| Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh | Phương pháp này không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. | Theo hệ thống này, các hoạt động kinh doanh cần phải được dừng lại trong quá trình định giá. |
Định nghĩa hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho trong đó mọi luồng vào và ra của cổ phiếu được cập nhật liên tục, thông qua hệ thống điểm bán hàng điện tử, được gọi là Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Các hồ sơ được duy trì theo hệ thống này luôn được cập nhật. Trong hệ thống này, một sổ cái hàng tồn kho được duy trì để lưu giữ đầy đủ và liên tục các biên lai và vấn đề về hàng tồn kho trong đó số dư cuối kỳ là hàng tồn kho trong tay. Việc tính toán đóng hàng tồn kho có thể được thực hiện như dưới đây:
Hàng tồn kho ở đầu + Biên lai - Vấn đề = Hàng tồn kho ở cuối
Các hồ sơ tồn kho được lưu trong Thẻ Bin (Thủ kho cửa hàng) và Sổ cái cửa hàng (Phòng kế toán chi phí). Để đảm bảo tính chính xác, việc xác minh thực tế chứng khoán diễn ra theo định kỳ và chúng được so sánh với các số liệu được ghi lại. Nếu có bất kỳ sự thiếu hụt nào do mất mát hoặc mất cắp, thì nó có thể được định vị dễ dàng và các hành động khắc phục cũng có thể được thực hiện ngay lập tức. Mặc dù hệ thống rất tốn kém và phức tạp.
Định nghĩa hệ thống hàng tồn kho định kỳ
Hệ thống hồ sơ hàng tồn kho trong đó chuyển động của hàng tồn kho được ghi lại theo một khoảng thời gian đều đặn, nói một hoặc hai lần trong một năm, chỉ sau khi xác minh thực tế chứng khoán được gọi là Hệ thống kiểm kê định kỳ. Thông thường, vào cuối năm tài chính, số lượng vật lý của chứng khoán diễn ra sau đó các hồ sơ được điều chỉnh và cập nhật tương ứng. Công thức sau đây được sử dụng để theo dõi giá vốn hàng bán trong năm:
Hàng tồn kho khi bắt đầu + Mua hàng - Hàng tồn kho ở cuối = Giá vốn hàng bán
Có những thiếu sót khác nhau của hệ thống này vì số tiền giá vốn hàng bán có thể bao gồm hàng hóa bị mất hoặc mất cắp trong năm. Tuy nhiên, với sự giúp đỡ của doanh thu bán hàng, một ước tính có thể được thực hiện liên quan đến hàng tồn kho bị mất nhưng con số này không chính xác. Nếu việc định giá vật lý của cổ phiếu được thực hiện nhiều lần trong một năm, thì hệ thống này cũng có thể có giá cao hơn. Sự khác biệt chỉ có thể được phát hiện vào cuối kỳ kế toán.
Sự khác biệt chính giữa hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ
Sau đây là những khác biệt chính giữa hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ:
- Hệ thống kiểm kê trong đó có ghi lại thời gian thực về các khoản thu và các vấn đề về hàng tồn kho được gọi là Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Hệ thống kiểm kê định kỳ theo dõi các chi tiết của chuyển động hàng tồn kho theo các khoảng thời gian định kỳ.
- Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn dựa trên các hồ sơ sách trong khi Hệ thống kiểm kê định kỳ, lấy xác minh thực tế làm cơ sở.
- Trong Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, các hồ sơ được cập nhật liên tục, tức là khi giao dịch chứng khoán diễn ra. Ngược lại, trong Hệ thống kiểm kê định kỳ, các hồ sơ được cập nhật sau một thời gian ngắn.
- Trong Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn, thông tin thời gian thực về hàng tồn kho và chi phí bán hàng được cung cấp trong khi Hệ thống hàng tồn kho định kỳ cung cấp thông tin về hàng tồn kho và giá vốn hàng bán.
- Trong Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, việc mất hàng hóa được bao gồm trong việc đóng hàng tồn kho. Ngược lại, trong Hệ thống kiểm kê định kỳ, điều tương tự được bao gồm trong Giá vốn hàng bán.
- Trong Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, không có sự can thiệp nào vào quy trình làm việc thông thường tại thời điểm lấy và xác minh cổ phiếu trong khi trong Hệ thống kiểm kê định kỳ, các hoạt động kinh doanh thông thường có thể phải dừng lại.
Phần kết luận
Hệ thống kiểm kê định kỳ ít tốn kém hơn Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, nhưng nó cung cấp thông tin chính xác hơn vì việc ghi chép liên tục và xác minh hàng tồn kho kịp thời đã được thực hiện. Ngoài ra, báo cáo tài chính cũng được lập nhanh chóng vì hồ sơ hàng tồn kho được duy trì đúng trong Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, điều này là không thể đối với Hệ thống kiểm kê định kỳ. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn phù hợp nhất cho các doanh nghiệp lớn trong khi các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng Hệ thống kiểm kê định kỳ
