Word cho phép bạn tính tổng của một cột trong bảng, giống như bạn làm trong chương trình bảng tính như Excel. Bài đăng này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều này trong Word 2003, 2007 và 2010/2013/2016. Ví dụ, chúng tôi sẽ tổng cộng một cột số thập phân.
Từ 2007 đến 2016
Mở Word và đặt con trỏ vào ô trống ở dưới cùng của cột có các số bạn muốn tính tổng.
Các tab Công cụ Bảng trở nên khả dụng. Nhấp vào tab Bố cục .
Nhấp vào nút Công thức trong nhóm Dữ liệu .
Công thức đúng được tự động chèn vào hộp chỉnh sửa Công thức trên hộp thoại Công thức . Tôi đã chọn 0, 00 từ danh sách thả xuống Định dạng số để định dạng số giống như các số khác trong cột được định dạng. Tùy thuộc vào dữ liệu của bạn, bạn có thể chọn một định dạng số khác nhau.
Nhấn OK để chấp nhận cài đặt.
Trường công thức được chèn vào ô và tổng số được tự động tính toán và hiển thị. Nếu bạn thay đổi bất kỳ số nào trong cột Số tiền, nhấp chuột phải vào tổng số và chọn Cập nhật trường từ menu bật lên để cập nhật tổng số. Bạn cũng có thể nhấn F9 trong khi một trường được chọn để cập nhật nó.
Có một cảnh báo lớn khi sử dụng các công thức như thế này trong Word. Tất cả các dữ liệu phải liền kề nhau, có nghĩa là không được phá vỡ dữ liệu. Ví dụ, hãy xem dữ liệu dưới đây. Trong tháng ba, không có dữ liệu trong cột thứ hai.
Vì vậy, thay vì tổng hợp mọi thứ từ tháng 1 đến tháng 6, nó chỉ tổng hợp các giá trị từ tháng 4 đến tháng 6. Bây giờ nếu tôi đặt 0 trong ô và cập nhật trường, thì nó sẽ cho tôi câu trả lời chính xác mà tôi đang tìm kiếm.
Rõ ràng, hãy ghi nhớ điều này và kiểm tra kết quả của bạn để chắc chắn rằng chúng là chính xác. Các loại sự cố thường không xảy ra trong Excel vì bạn phải chỉ định chính xác các ô bạn muốn thực hiện các phép tính trên, nhưng trong Word, không phải vậy.
Bạn cũng có thể nhận thấy rằng bạn không thấy nút AutoSum trên tab Bố cục Word hoặc bất kỳ tab nào khác. Tính năng này có sẵn trong Word, nhưng nó không có trên bất kỳ tab ruy băng nào. Để có quyền truy cập vào nó, bạn phải thêm nó vào thanh công cụ Truy cập nhanh . Để thực hiện việc này, bấm vào nút Office và bấm nút Tùy chọn Word . Trong các phiên bản Word mới hơn, nhấp vào Tệp và sau đó Tùy chọn .
Chọn tùy chọn Tùy chỉnh từ danh sách ở bên trái hộp thoại Tùy chọn Word . Các phiên bản Word mới hơn, bạn phải chọn Thanh công cụ truy cập nhanh .
Chọn lệnh Không có trong Dải băng từ danh sách Chọn từ danh sách thả xuống.
Cuộn xuống trong danh sách bên dưới danh sách Chọn lệnh từ danh sách thả xuống cho đến khi bạn tìm thấy lệnh Sum . Chọn nó và nhấp vào nút Thêm . Thao tác này sẽ thêm lệnh Sum vào danh sách các lệnh trên Thanh công cụ truy cập nhanh ở bên phải hộp thoại Tùy chọn Word .
Bấm OK trên hộp thoại Tùy chọn Word để đóng nó. Lệnh Sum hiển thị dưới dạng nút trên Thanh công cụ truy cập nhanh . Bạn có thể nhấp vào nút Tổng khi con trỏ ở ô cuối cùng của cột Số tiền của bảng đã thảo luận trước đó để tổng các số trong cột.
Thật không may, bạn không thể tùy chỉnh các tab ruy băng trong Word trực tiếp. Các mẹo khác về tùy chỉnh và sử dụng các lệnh từ thanh ruy băng sẽ được thảo luận trong bài đăng của chúng tôi, Tùy chỉnh Dải băng MS Office.
Từ 2003
Dưới đây là bảng ví dụ chúng tôi sẽ sử dụng để chỉ cho bạn cách tổng số cột trong bảng trong Word 2003. Để tính tổng các số trong cột Số tiền, hãy đặt con trỏ vào ô cuối cùng trong cột đó.
Chọn Công thức từ menu Bảng .
Hộp chỉnh sửa Công thức trên hộp thoại Công thức được tự động điền vào với công thức thích hợp. Chúng tôi sẽ định dạng tổng số giống như cách các số được định dạng trong cột Số tiền . Chọn 0, 00 từ danh sách thả xuống Định dạng số .
Nhấn OK để chấp nhận cài đặt của bạn.
Tổng số được nhập vào ô cuối cùng trong cột Số tiền .
Đó là về nó! Điều đáng chú ý là bạn có thể chèn các công thức phức tạp hơn vào hộp công thức nếu bạn thích, nhưng Word không hỗ trợ tất cả các công thức được Excel hỗ trợ, vì vậy đừng ngạc nhiên nếu bạn thử công thức Excel và bạn nhận được lỗi. Để xem danh sách tất cả các công thức bạn có thể sử dụng trong Word, hãy xem danh sách này từ Microsoft bằng cách cuộn xuống phần chức năng có sẵn. Thưởng thức!
