Không có gì nghi ngờ về việc Email đã cách mạng hóa cách chúng ta giao tiếp với nhau. Và mặc dù mọi người có thể ngày càng thích những thứ như mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin tức thời để trò chuyện với bạn bè ngày nay, sự thật vẫn là khi nói đến giao tiếp đúng đắn, Email vẫn là phương tiện được ưa thích.
Từ các trường đại học đến các tập đoàn toàn cầu, và từ sinh viên đến CEO, Email được sử dụng ở mọi nơi và bởi mọi người. Điều đó nói rằng, hầu hết tất cả chúng ta đều có nhiều địa chỉ email, với một hoặc (nhiều hơn) trong số nhiều nhà cung cấp email. Nhưng câu hỏi thực sự là, chúng ta có xác nhận với (các) giao thức sử dụng Email thích hợp không?
Nếu bạn không chắc chắn về câu trả lời, thì bài viết này, gạch chân các nghi thức email cơ bản mà mọi người nên tuân theo, là dành cho bạn. Vì vậy, không có ado, họ đi đây.
Các nghi thức email cơ bản
1. Sử dụng một địa chỉ email tìm kiếm chuyên nghiệp
Địa chỉ email của bạn thường được coi là biểu thị tính cách của bạn. Vì lý do này, điều quan trọng là phải có một địa chỉ email tìm kiếm chuyên nghiệp, thường là với tên và họ của bạn tạo nên một phần tên người dùng Điên . Điều này thậm chí còn quan trọng hơn nếu bạn có ý định sử dụng địa chỉ email để liên lạc chuyên nghiệp (ví dụ: gửi sơ yếu lý lịch cho nhà tuyển dụng, cung cấp mẫu công việc cho khách hàng).
Nếu tên người dùng bạn chọn không có sẵn, bạn có thể thêm một số lựa chọn của mình (ví dụ: ngày sinh) để có được một tên . Để trích dẫn một vài ví dụ, [email được bảo vệ] hoặc [email được bảo vệ] có thể được coi là lựa chọn tốt. Mặt khác, sử dụng một cái gì đó như [email được bảo vệ] hoặc [email được bảo vệ] và bạn có thể chắc chắn rằng email của bạn thậm chí sẽ không được mở bởi người nhận.
Mẹo: Càng nhiều càng tốt, sử dụng một địa chỉ email riêng cho tất cả các nhu cầu chuyên nghiệp của bạn. Và nếu bạn không ngại bỏ ra một vài đô la, tốt nhất bạn nên gửi email được lưu trữ với tên miền của riêng bạn.
2. Luôn bao gồm một chủ đề, và giữ cho nó rõ ràng và súc tích
Dòng chủ đề là một trong những thành phần quan trọng nhất của email, vì nó ngay lập tức cung cấp cho người nhận ý tưởng về thông tin có trong email . Đây là lý do tại sao tất cả các email của bạn nên có dòng tiêu đề, ngay cả khi nội dung không quan trọng lắm. Để trống dòng tiêu đề được coi là sự bất cẩn về phía người gửi.
Thậm chí quan trọng hơn, dòng chủ đề phải ngắn gọn và chính xác, để người nhận có thể đưa ra nội dung của email càng nhanh càng tốt. Một vài ví dụ là báo cáo Dự án được đính kèm , Khảo sát hiệu suất - phản hồi sớm được mời , và những thứ tương tự.
3. Sử dụng phông chữ tiêu chuẩn và định dạng tối thiểu
Cho dù bạn có thích những phông chữ ưa thích trên PC như thế nào đi chăng nữa, chúng vẫn hoàn toàn không có khi nói đến việc soạn email. Đó là bởi vì nếu bạn sử dụng phông chữ không chuẩn và nó không được cài đặt trên máy tính của người nhận, văn bản của email sẽ không xuất hiện như dự định . Đây là lý do hầu hết các dịch vụ email chỉ có một vài phông chữ tiêu chuẩn, serif và sans-serif (ví dụ: Times New Roman, Arial) có sẵn để soạn email. Và bạn nên bám lấy chúng.
Ngoài ra, giữ định dạng trong email của bạn càng ít càng tốt. Trừ khi bạn cần nhấn mạnh một phần, dòng nhất định, v.v. trong nội dung của email, không được sử dụng các phần tô sáng và màu sắc cho văn bản . Trên thực tế , màu của văn bản email chỉ nên là Đen, vì nó dễ đọc nhất.
4. Tránh lỗi chính tả, sử dụng ngữ pháp không chính xác và lỗi chấm câu
Mặc dù không phải tất cả mọi người đều có ngữ pháp và không phải là một lỗi đánh máy ngoài ý muốn trong hai email của bạn, sử dụng sai ngôn ngữ, cấu trúc câu, v.v., nói chung mang lại cho người nhận ấn tượng tiêu cực. Vì vậy, điều cực kỳ quan trọng là bạn phải kiểm tra ba dòng tiêu đề, nội dung và tất cả các yếu tố văn bản khác của email xem có lỗi ngữ pháp và dấu câu vô ý nào không (và sửa chúng, nếu tìm thấy), trước khi bạn nhấn nút Gửi Send.
Hơn thế nữa, bạn không bao giờ nên sử dụng nhiều dấu chấm câu (ví dụ !!!) trong email của mình. Điều tương tự cũng xảy ra với các từ lóng (ví dụ LMAO), các cơn co thắt phổ biến (ví dụ Gotcha!) Và biểu tượng cảm xúc. Tất cả những điều này trông rất non nớt và không chuyên nghiệp, và tốt nhất chỉ dành cho các mạng xã hội và trò chuyện tức thì.
Mẹo: Luôn quan tâm đến cách bạn viết hoa các từ, câu, v.v. trong email của bạn. Một email (hoặc bất cứ điều gì khác, cho vấn đề đó) không bao giờ nên được soạn trong TẤT CẢ CAPS, vì nó được coi là tương đương với Internet.
5. Cung cấp cho các tệp đính kèm tên mô tả
Thường xuyên hơn không, chúng tôi phải gửi / nhận nhiều tệp dưới dạng tệp đính kèm với email của chúng tôi. Mặc dù điều này là khá cần thiết, nhưng không có gì có thể tồi tệ hơn việc nhận một email được tải với nhiều tệp ngẫu nhiên, được đặt tên (ví dụ 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) không có ý nghĩa gì. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn gửi tệp đính kèm bằng email, hãy đổi tên chúng bằng một số tên tệp mô tả để người nhận biết ngay nội dung của họ mà không cần phải mở chúng. Ví dụ: nếu bạn đang gửi sơ yếu lý lịch của mình cho một nhà tuyển dụng tiềm năng, hãy đặt cho nó một cái tên như CurrentResume_JohnDoe . Đơn giản và dễ dàng.
Ngoài ra, nếu bạn có ý định gửi một số lượng lớn (ví dụ 20) tệp đính kèm với một email, tốt hơn hết là kết hợp chúng trong kho lưu trữ đã nén . Để rõ ràng hơn nữa, bạn có thể đề cập riêng đến các chi tiết như số lượng tệp đính kèm, tổng kích thước lưu trữ, v.v. trong văn bản nội dung của email.
6. Luôn bao gồm chữ ký
Một chữ ký là cần thiết để đóng hoặc kết thúc đúng văn bản nội dung email . Nhưng quan trọng hơn, nó cũng cho vay một tính xác thực của người dùng vào email và nội dung của nó . Vì vậy, tất cả các email của bạn nên có chữ ký của bạn trong đó. Chỉ cần tạo và lưu chữ ký trong cài đặt của email và nó sẽ tự động được thêm vào cuối mỗi email bạn soạn.
Nói về những gì mà một trong những chữ ký nên được đưa vào chữ ký, đó là điều bạn nên quyết định, vì nó thay đổi từ người này sang người khác. Điều đó đang được nói, như một quy tắc chung, bạn có thể bao gồm thông tin liên hệ (ví dụ số chính thức, email phụ), cũng như các liên kết đến hồ sơ xã hội của bạn . Tóm lại, một chữ ký sẽ đóng vai trò là thẻ liên lạc kỹ thuật số của bạn. Nhưng đừng quá tải nó với quá nhiều thông tin không cần thiết.
7. Công nhận việc nhận email
Email hiện đại đã tiến bộ rất nhiều, đến mức khi bạn nhấn nút Gửi Send, bạn có thể chắc chắn 200% rằng nó sẽ đến hộp thư đến của người nhận, một hoặc hai giây sau. Tuy nhiên, như với bất kỳ công nghệ nào, email cũng có thể (và đôi khi không) bị thời gian chết . Vì vậy, một khi bạn nhận được email (đặc biệt là nếu nó quan trọng), hãy xác nhận việc nhận nó bằng cách trả lời người gửi bằng một tin nhắn nhỏ.
Mặc dù không thể thừa nhận mọi email bạn nhận được, bạn nên thử làm điều đó. Quan trọng hơn, bạn nên xác nhận email được gửi nhầm cho bạn, vì người gửi có thể đang chờ phản hồi từ phía bên kia. Điều này sẽ khiến người gửi nhận ra lỗi và cũng sẽ lưu lại một số rắc rối dự định thực sự của email.
8. Sử dụng lời chào đúng cách
Khi nói chuyện trực tiếp với mọi người, hoặc thậm chí trên điện thoại, chúng ta luôn bắt đầu bằng cách chào hỏi họ. Và quy tắc tương tự cũng đúng với email, vì vậy email của bạn phải luôn có lời chào phù hợp cho người nhận. Tùy thuộc vào người bạn đang gửi email, lời chào có thể chính thức (ví dụ: Kính gửi ông Johnson, Giáo sư Keller) hoặc không chính thức (Xin chào Adam, Hi Jenna) . Tương tự, kết thúc (ví dụ: Trân trọng, Trân trọng) phải có cùng một âm điệu cơ bản như lời chào đầu tiên, cũng như thông điệp tổng thể.
Điều đáng chú ý là bạn nên hạn chế sử dụng các lời chào sử dụng hàng ngày và không chính thức (ví dụ: Có chuyện gì?) Trong email . Không cần phải nói rằng nó được coi là không chuyên nghiệp.
9. Không sử dụng Trả lời mọi lúc
Đôi khi bạn nhận được một email cũng được gửi đến một số người nhận khác (ví dụ: một thông báo quan trọng trong một công ty). Nhưng khi trả lời những tin nhắn như vậy, bạn vội vàng sử dụng tùy chọn Trả lời Tất cả . Điều này không chỉ gửi trả lời cho người gửi ban đầu, mà cho tất cả những người khác đã nhận được email, cho dù trả lời có ý nghĩa với họ hay không . Đây là một cách hoàn hảo để làm tắc nghẽn hộp thư đến của người nhận.
Vì lý do này, hãy cẩn thận khi trả lời email với nhiều người nhận và sử dụng tùy chọn Trả lời trực tuyến . Chỉ khi bạn chắc chắn 100% rằng câu trả lời của bạn dành cho tất cả mọi người trong danh sách người nhận, bạn mới nên sử dụng tùy chọn Trả lời Tất cả.
10. Sử dụng đúng các trường Cc và Bcc
Cùng với các lĩnh vực của Đến Đến, các lĩnh vực của Ccc và và Bcv là những điều mà bất cứ ai đã từng có email đều biết. Nhưng ngay cả sau đó, hầu hết mọi người cuối cùng sử dụng chúng không đúng cách. Đây là sự hạ thấp về những gì chúng là và khi nào chúng nên được sử dụng :
- Cc: Viết tắt của bản sao Carbon. Nếu có một số người nhận mà bạn muốn gửi email đến, nhưng không muốn họ biết rằng email này là chỉ dành cho họ, hãy nhập địa chỉ email của họ vào trường này. Mỗi người nhận có thể thấy địa chỉ email của người khác trong trường Cc.
- Bcc: Viết tắt của Blind Carbon Copy. Nếu có nhiều người nhận bạn muốn gửi email, nhưng muốn họ xem họ là người nhận email duy nhất, hãy nhập địa chỉ email của họ vào trường này. Mỗi người nhận trong trường Bcc chỉ có thể thấy địa chỉ email của riêng họ chứ không phải của người khác. Tùy chọn này phù hợp hơn cho sự riêng tư.
11. Trả lời email kịp thời
Cho biết có bao nhiêu email chúng tôi nhận được hàng ngày, gần như không thể trả lời tất cả chúng ngay lập tức. Tuy nhiên, ngay cả khi một email hơi thấp so với mức độ ưu tiên của bạn, bạn nên cố gắng trả lời kịp thời . Nói chung, việc này sẽ diễn ra trong vòng 24-48 giờ kể từ khi nhận được email. Và nếu bạn không thể trả lời email trong một thời gian (ví dụ do nghỉ), hãy sử dụng tính năng tự động trả lời hoặc trả lời kỳ nghỉ, mà hầu hết các dịch vụ email đều có.
12. Định dạng đúng email trước khi chuyển tiếp
Ngay sau khi nút Chuyển tiếp trực tuyến được nhấn vào email, toàn bộ thư (bao gồm mọi hình ảnh, văn bản bị sai, v.v. ID email của người nhận và gửi nó. Điều này không chỉ làm rối định dạng của email gốc mà còn giới thiệu rất nhiều khoảng trắng và ký hiệu phụ (>) vào đoạn email được chuyển tiếp, do đó, khiến email gần như không thể đọc được.
Để sắp xếp nó, bạn nên định dạng đúng email chuyển tiếp, khi nó được nhúng vào một email trống . Điều này bao gồm loại bỏ khoảng trắng thừa, cũng như loại bỏ các ký tự phụ, các dòng trống và những thứ tương tự.
Sử dụng Email theo cách nó được sử dụng
Vì đây là phương tiện liên lạc chính trong thế giới kết nối Internet ngày nay, điều cực kỳ quan trọng là Email được sử dụng theo các quy tắc phù hợp, bao gồm mọi thứ từ cách bạn chào hỏi người nhận, đến kiểu phông chữ bạn chọn. Và các nghi thức được nêu ở trên giúp bạn làm điều đó, do đó mang lại trải nghiệm email tốt hơn và hiệu quả hơn. Vì vậy, hãy thử chúng và cho chúng tôi biết yêu thích của bạn trong các ý kiến dưới đây.
