Cả hệ thống thủ công và máy tính đều dựa trên cùng các nguyên tắc, quy ước và khái niệm kế toán. Tuy nhiên, chúng chỉ khác nhau về cơ chế, theo nghĩa là kế toán thủ công sử dụng bút và giấy, để ghi lại các giao dịch, trong khi kế toán trên máy vi tính sử dụng máy tính và internet, để nhập các giao dịch điện tử.
Trong bài viết này, bạn có thể tìm thấy sự khác biệt đáng kể giữa kế toán thủ công và máy tính.
Biểu đồ so sánh
| Cơ sở để so sánh | Kế toán thủ công | Kế toán trên máy vi tính |
|---|---|---|
| Ý nghĩa | Kế toán thủ công là một hệ thống kế toán sử dụng sổ đăng ký vật lý và sổ sách kế toán, để lưu giữ hồ sơ tài chính. | Kế toán trên máy vi tính là một hệ thống kế toán sử dụng một phần mềm kế toán, để ghi lại các giao dịch tài chính điện tử. |
| ghi âm | Ghi âm có thể thông qua cuốn sách của mục nhập ban đầu. | Nội dung dữ liệu được ghi lại trong cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. |
| Phép tính | Tất cả các tính toán được thực hiện bằng tay. | Chỉ cần nhập dữ liệu, các tính toán được thực hiện bởi hệ thống máy tính. |
| Tốc độ | Chậm | So sánh nhanh hơn. |
| Điều chỉnh các mục | Nó được thực hiện để khắc phục lỗi. | Nó không thể được thực hiện để khắc phục lỗi. |
| Sao lưu | Không thể | Các mục nhập của giao dịch có thể được lưu và sao lưu |
| Số dư dùng thử | Chuẩn bị khi cần thiết. | Số dư thử nghiệm ngay lập tức được cung cấp trên cơ sở hàng ngày. |
| Báo cáo tài chính | Nó được chuẩn bị vào cuối kỳ, hoặc quý. | Nó được cung cấp tại các nút bấm. |
Định nghĩa kế toán thủ công
Kế toán thủ công, như tên gọi, là hệ thống kế toán trên giấy, trong đó sổ đăng ký và sổ cái, chứng từ, sổ tài khoản được sử dụng để lưu trữ, phân loại và phân tích các giao dịch tài chính của một tổ chức. Nó thường được sử dụng bởi các doanh nhân nhỏ, chẳng hạn như chủ sở hữu duy nhất, chủ cửa hàng, vv để duy trì hồ sơ của các giao dịch kinh doanh, do chi phí thấp hơn.
Một trong những lợi thế của hệ thống kế toán thủ công là khả năng tiếp cận dễ dàng. Nó cũng được đặc trưng bởi tính bảo mật, làm cho thông tin nhạy cảm bị hack miễn phí. Tuy nhiên, tài khoản thủ công chỉ có thể được chuẩn bị một cách chính xác nếu kế toán sở hữu kiến thức tốt về kế toán và kế toán.
Ngoài ra, lỗi của con người, chẳng hạn như ghi lại giao dịch không chính xác, thiếu sót trong giao dịch, hoán vị hình và có thể xảy ra trong khi chuẩn bị các tài khoản thủ công không thể bỏ qua.
Định nghĩa kế toán trên máy vi tính
Kế toán trên máy vi tính có thể được mô tả là hệ thống kế toán sử dụng hệ thống máy tính và phần mềm kế toán đóng gói sẵn, tùy chỉnh hoặc tùy chỉnh, để lưu hồ sơ giao dịch tài chính và tạo báo cáo tài chính, để phân tích.
Hệ thống kế toán trên máy vi tính dựa trên khái niệm cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu kế toán được duy trì một cách có hệ thống, với giao diện hoạt động trong đó các chương trình ứng dụng kế toán và hệ thống báo cáo được sử dụng. Hai yếu tố cần thiết chính là:
- Khung kế toán : Khung bao gồm các nguyên tắc và cấu trúc nhóm để duy trì hồ sơ.
- Quy trình vận hành : Có một quy trình thích hợp để vận hành hệ thống để lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Hơn nữa, nó yêu cầu giao diện đầu cuối, cơ sở dữ liệu phía sau, hệ thống báo cáo và xử lý cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ liệu trong một ứng dụng hướng cơ sở dữ liệu.
Ưu điểm của kế toán trên máy vi tính dựa vào tốc độ, độ chính xác, độ tin cậy, mức độ dễ đọc, thông tin cập nhật và báo cáo, v.v.
Sự khác biệt chính giữa kế toán thủ công và máy tính
Sự khác biệt giữa kế toán thủ công và máy tính được giải thích dưới đây về các điểm:
- Kế toán thủ công đề cập đến phương pháp kế toán trong đó các sổ đăng ký vật lý cho nhật ký và sổ cái, chứng từ và sổ tài khoản được sử dụng để lưu giữ hồ sơ về các giao dịch tài chính. Mặt khác, kế toán trên máy vi tính ngụ ý phương pháp kế toán, sử dụng một phần mềm hoặc gói kế toán, để ghi lại các giao dịch tiền tệ xảy ra với một tổ chức.
- Trong kế toán thủ công, việc ghi lại giao dịch có thể được thực hiện thông qua sổ ghi chép gốc, tức là sổ nhật ký. Ngược lại, trong kế toán trên máy vi tính, các giao dịch được ghi lại dưới dạng dữ liệu, trong cơ sở dữ liệu tùy chỉnh.
- Trong kế toán thủ công, tất cả các tính toán, tức là cộng, trừ, v.v ... liên quan đến các giao dịch được thực hiện thủ công. Ngược lại, trong kế toán trên máy vi tính, không cần thực hiện các phép tính, vì các phép tính được máy tính thực hiện tự động.
- Trong kế toán thủ công, một người vẫn luôn tham gia, với các tài khoản, để nhập và cập nhật các giao dịch, điều này rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Ngược lại, trong kế toán trên máy vi tính, một khi giao dịch được nhập, nó sẽ tự động được cập nhật trong tất cả các tài khoản mà nó liên quan và do đó, quá trình này tương đối nhanh hơn.
- Trong phương pháp kế toán thủ công, nếu xảy ra lỗi trong khi nhập và đăng giao dịch vào sổ sách của các tài khoản, thì các mục điều chỉnh có thể được thông qua, để có kết quả chính xác. Hơn nữa, các mục điều chỉnh cũng được thực hiện để tuân thủ nguyên tắc phù hợp, tức là các chi phí của kỳ kế toán phải phù hợp với các khoản thu tương ứng. Mặt khác, trong kế toán trên máy vi tính, để tuân thủ các nguyên tắc phù hợp và tạp chí đã được chuẩn bị, nhưng các mục điều chỉnh không được thông qua để khắc phục lỗi trừ khi lỗi là lỗi về nguyên tắc.
- Một trong những ưu điểm của kế toán trên máy vi tính mà kế toán thủ công thiếu là trong kế toán thủ công không có cách nào để sao lưu tất cả các mục và báo cáo tài chính, nhưng trong kế toán trên máy vi tính, hồ sơ kế toán có thể được lưu và sao lưu.
- Trong kế toán thủ công, số dư thử nghiệm chỉ được chuẩn bị khi cần thiết, trong khi đó, trong kế toán trên máy vi tính, số dư dùng thử ngay lập tức được cung cấp hàng ngày.
- Trong một hệ thống kế toán thủ công, báo cáo tài chính được lập vào cuối kỳ, tức là năm tài chính. Ngược lại, báo cáo tài chính được cung cấp chỉ với một nút bấm, trong hệ thống kế toán trên máy vi tính.
Phần kết luận
Khi số lượng giao dịch kinh doanh tăng lên, rất khó để quản lý tài khoản theo cách thủ công, vì phải mất rất nhiều thời gian để cập nhật một giao dịch trong tất cả các tài khoản mà nó ảnh hưởng. Trong kế toán trên máy vi tính, một số hạn chế của kế toán thủ công đã được loại bỏ. Bất cứ khi nào các giao dịch xảy ra, mục nhập được thực hiện và nó được cập nhật tự động trong tất cả các tài khoản mà nó ảnh hưởng, trong kế toán trên máy vi tính.
